Etiske retningslinjer

Formål

Halden kommunale pensjonskasse – HKP – er avhengig av tillit fra medlemmer, medlemsforetak, leverandører og samarbeidspartnere for å fungere godt over tid. Dette innebærer at våre handlinger og beslutninger skal være styrt av normer, verdier og etiske regler som er i overensstemmelse med den alminnelige rettsoppfatning i våre omgivelser. 

De etiske retningslinjene definerer en felles etisk standard for styret og ansatte.  Retningslinjene skal bevisstgjøre oss i våre valg og vår atferd. Disse retningslinjene skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning og drift av pensjonskassen som bygger på en høy etisk standard.

Virkeområde

De etiske retningslinjene gjelder for alle ansatte uavhengig av ansettelsesforhold, innleide konsulenter, vikarer og styremedlemmer i HKP og HKPs datterselskaper. 

Ansvar og roller

Styret er ansvarlig for å fastsette retningslinjer for etikk.

Daglig leder er ansvarlig for å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent, og at det legges til rette for gjennomgang av de etiske retningslinjene og etisk refleksjon.

Ansatte og styremedlemmer i HKP skal bidra til å bygge en organisasjonskultur basert på verdiene redelighet, ærlighet og åpenhet. Ansatte og styremedlemmer har et personlig og selvstendig ansvar for å følge HKPs etiske retningslinjer. 

Generelt

Ledere og ansatte i HKP skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med de lover og regler pensjonskassen er underlagt. Vi opptrer på en måte som gir tillit hos våre kunder, medlemmer og forretningsforbindelser, og som ikke skader HKPs omdømme. Vi er redelige, ærlige og åpne i enhver sammenheng.

I møte med andre og hverandre

Vår atferd og våre holdninger danner grunnlaget for medlemmenes og kundenes tillit til HKP. Vi behandler kunder, kollegaer og andre vi kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet og respekt. Vi er åpne og tydelige, og vi bidrar til gode løsninger. Vi opptrer på en måte som ikke krenker menneskeverdet. Vi lytter til medlemmenes og kundenes interesser og sikrer likebehandling, og vi opptrer med et godt skjønn i sosiale sammenhenger.

Åpenhet 

Vi bidrar til at HKP er en åpen organisasjon. I en åpen organisasjon er innsynsmulighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre nødvendig kontroll med vår virksomhet. HKP er ikke underlagt offentlighetsloven. I saker der det er ønsket, vil vi likevel vurdere offentlighet.

Habilitet

Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom HKPs interesser og egne interesser. Dette gjelder også forhold som ikke direkte rammes av inhabilitetsbestemmelsene i lovgivningen. Dersom personlige interesser likevel kan påvirke avgjørelsen i en sak du forbereder, deltar i behandlingen av eller er med å avgjøre, skal du ta dette opp med leder. Det er i seg selv ikke ulovlig eller kritikkverdig å være inhabil, men er man inhabil, så skal vi avstå fra å delta i behandlingen eller beslutningsprosessen av den konkrete saken. 

Integritet og omdømme 

Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den kan påvirke beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det. I begrepet ‘grunn til å tro’ ligger det at dersom andre kan tenke eller tro at noe ikke er etisk forsvarlig, skal vi ta forholdsregler – f.eks. innhente faglig råd

Ansattes reise-, oppholds- og kurskostnader i faglig sammenheng kan i utgangspunktet bare dekkes av HKP selv. 

Bekjempelse og forebygging av korrupsjon 

Gaver kan bevisst eller ubevisst skape en form for lojalitet, uansett størrelse. Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke saksbehandling eller beslutninger, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler, som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster og lignende. 

I alle typer kontakt og nettverksbygging er vi bevisst på grensen mot kameraderi, smøring og korrupsjon, og vi skal ikke bevege oss mot denne grensen. Det er derfor viktig å ha et avklart forhold til hva som menes med å ha «gode relasjoner» til kunder, leverandører, forretningspartnere og beslutningstakere. 

Taushetsplikt

Alle ansatte, oppdragstakere og styremedlemmer er forpliktet til å forholde seg til regler som gjelder for taushetsbelagte opplysninger som man som ansatt eller som styremedlem får kjennskap til. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet arbeidsforhold/ styreverv/ oppdrag. Taushetsplikten er ikke til hinder for at overordnet leder kan informeres om forhold som kan antas å være i strid med gjeldende lover, regler eller forskrifter, eller ved vesentlige brudd på interne bestemmelser.