Vedtekter

Vedtekter Halden kommunale pensjonskasse

org.nr. 979 846 940

Vedtatt av styret 07.09.2023

Gjeldende fra 07.09.2023

[Erstatter vedtekter av 20.03.2019]

Sist godkjent av Finanstilsynet 19.12.2023, etter delegasjon fra Finansdepartementet.

Innledende bestemmelser

§ 1-1 Firma og forretningskontor

Pensjonskassens navn er Halden kommunale pensjonskasse, og den er registrert i Enhetsregisteret med organisasjonsnummer 979 846 940.

Pensjonskassens forretningskontor er i Halden kommune, i Norge.

§ 1-2 Rettsstilling

Pensjonskassen er en selvstendig juridisk person, med eget regnskap. Den er organisert som selveiende institusjon.

Pensjonskassens virksomhet og økonomiske forhold holdes rettslig adskilt fra enheter med pensjonsordning i pensjonskassen, og hefter ikke for deres forpliktelser. Pensjonskassens midler skal holdes adskilt fra midler i enheter med pensjonsordning i pensjonskassen.

Pensjonskassen er underlagt tilsyn av Finanstilsynet.

§ 1-3 Formål og virksomhet

Pensjonskassen ble opprettet 1. juli 1920 av Halden kommune for å forvalte pensjonsordning for kommunens ansatte, tidligere ansatte og pensjonister, samt tilknyttet virksomhet, som beskrevet i avtaleverket inngått mellom pensjonskassen og kommunen, samt tariffavtale.

Pensjonskassen kan også forvalte pensjonsordning for andre tilknyttede enheter. Dette forutsetter beslutning fra pensjonskassens styre og aktuelle enheter.

Følgende enheter har pensjonsordning i pensjonskassen:

Halden kommune

Kirkelig Fellesråd Halden

Halden kommunale pensjonskasse

Styret i pensjonskassen kan, i samsvar med pensjonskassens konsesjon, fatte vedtak om å tilby en enhet pensjonsordning i pensjonskassen.

Pensjonskassens virksomhet innbefatter forvaltning av:

• Alderspensjon (offentlig tjenestepensjon og pensjon til folkevalgte)
• Uførepensjon
• Etterlatteytelser til ektefelle/registrert partner/fraskilt ektefelle
• Barnepensjon
• Oppsatte rettigheter
• Fortsettelsesforsikring som gir medlemmet rett til å opprettholde forsikringsdekningen

Regelverket for pensjonsordningen fastsettes ved avtale mellom pensjonskassen og enheter med pensjonsordning i pensjonskassen.

Pensjonskassen kan også drive finansieringsvirksomhet i tilknytning til virksomheten.

§ 1-4 Kapitalforhold

Pensjonskassen skal til enhver tid oppfylle lovgivningens kapital- og soliditetskrav.

Pensjonskassen kan oppta ansvarlig lånekapital og utstede egenkapitalbevis etter gjeldende regler.

Grunnkapitalen og ansvarlig kapital kan ikke uten samtykke fra Finanstilsynet endres på annen måte enn ved fondsopplegg.

Pensjonskassens grunnfond, innskutt egenkapital, utgjør kroner 44 215 188,- per 31. desember 2018.

§ 1-5 Egenkapitalinnskudd

Enheter med pensjonsordning i pensjonskassen plikter å betale egenkapitalinnskudd i den utstrekning dette er påkrevet for å gi pensjonskassen tilfredsstillende soliditet. Det kan besluttes innkalt særskilt egenkapitalinnskudd.

Innbetaling av årlige innskudd kan besluttes av styret.

Som hovedregel skal enheter med pensjonsordning i pensjonskassen innbetale 0,2 % av premiereserven i årlig egenkapitalinnskudd. Styret kan, avhengig av pensjonskassens soliditet, beslutte avvik fra hovedregelen.

Eventuelle innskudd fastsettes i forhold til de enkelte enheters andel av premiereserven.

Styret kan, om pensjonskassens finansielle stilling tillater dette, gi avkastning på innbetalt egenkapitalinnskudd.

Pensjonskassens organer og deres oppgaver

§ 2-1 Styret

Styret er pensjonskassens øverste organ. Styret utøver den kompetansen som etter lov eller forskrift ved øvrige selskapsformer er tillagt generalforsamlingen, så fremt annet ikke følger av disse vedtektene.

Styret består av sju personer.

Styret har upersonlige, prioriterte varamedlemmer for de styremedlemmene som er utnevnt av enheter med ordninger i pensjonskassen og rettighetshavere.

§ 2-2 Oppnevnelse av styret

Kommunestyret i Halden utpeker fire av styrets medlemmer. Minst ett av disse styremedlemmene skal være uavhengig av pensjonskassen. Uavhengig styremedlem kan ikke ha øvrig relasjon til pensjonskassen eller enhet med pensjonsordning i pensjonskassen.

Tre styremedlemmer velges av og blant pensjonsordningens medlemmer, herunder pensjonister.

Lov eller forskrifts krav til egnethet, kompetanse, vandel og kjønnsrepresentasjon skal ivaretas ved utnevnelse av styrets medlemmer. Minst halvparten av styrets medlemmer skal være bosatt i Norge.

Styret er selvkonstituerende, og velger selv sin leder.

Styrets medlemmer og varamedlemmer utpekes for en periode på fire år. Styremedlem står i vervet frem til nytt medlem er valgt.

Endring av styrets sammensetning skal meldes til Finanstilsynet.

§ 2-3 Styrets oppgaver og tilsynsansvar

Styret leder pensjonskassen og har ansvar for at dens interesser ivaretas forsvarlig. Styret skal i den forbindelse også ivareta interesser på vegne av pensjonskassens rettighetshavere og innskytere av ansvarlig kapital.

Styret skal blant annet:

• Fastsette forsikringsvilkår og inngå avtaler bestemmende for pensjonskassens virksomhet
• Forvalte pensjonskassens midler, fastsette retningslinjer for kapitalforvaltningen, herunder kontroll, og påse utarbeidelse av redegjørelse for kapitalforvaltningsstrategien
• Fastsette retningslinjer for virksomheten, herunder regler om av taushetsplikt
• Inngå avtaler med eksterne tjenesteytere
• Behandle saker av uvanlig art eller stor betydning for pensjonskassen
• Fastsette grunnlag for beregning av premier og avsetninger
• Fastsette budsjett for pensjonskassen
• Avlegge årsregnskap og avgi årsberetning
• Treffe beslutning om anvendelse av forsikringsteknisk overskudd og dekning av eventuelle underskudd
• Innkalle egenkapital, utstede egenkapitalbevis og oppta ansvarlig lånekapital
• Fastsette rente på innskutt kjernekapital og andre kapitalinnskudd
• Sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, herunder etablering av forsvarlige styrings- og kontrollsystemer, årlig vurdering av rutiner og kompetanse, samt gjennomgå risikostyringsfunksjonens rapporter
• Sørge for at pensjonskassen har adekvat risikostyring og internkontroll, inkludert for utkontrakterte forhold og herunder at pensjonskassen har tilstrekkelig kompetanse til å følge opp utkontrakteringer og herunder at pensjonskassen har tilstrekkelig kompetanse til å følge opp utkontrakteringer
• Holde seg orientert om pensjonskassens økonomiske stilling og plikter, og påse at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll
• Sørge for at det foreligger oppdaterte retningslinjer for arten og omfanget av pensjonskassens gjenforsikring og for at disse blir fulgt opp
• Ansette og avsette daglig leder, herunder fastsette instruks for rollen, arbeidsbetingelser og godtgjørelse
• Føre tilsyn med daglig ledelse og pensjonskassens virksomhet
• Utarbeide erklæring om fastsettelse av godtgjørelse til ledende ansatte
• Fastsette styrehonorar
• Iverksette nødvendige undersøkelser for å kunne utføre styrets oppgaver
• Velge revisor og fastsette dennes honorar
• Utpeke og fastsette retningslinjer for internrevisjon
• Gjennomføre egenvurdering av risiko

§ 2-4 Styrets møter

Styret møter etter innkalling fra styrets leder. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Styret skal innkalles med rimelig frist og møteinnkallingen skal inneholde en agenda samt nødvendig underlag. Daglig leder har plikt og rett til å delta i styrets møter, med uttalerett, såfremt styret ikke beslutter at vedkommende ikke skal være til stede under behandling av enkeltsaker.

Styret skal behandle saker i møte, med mindre styret finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og årsberetning skal behandles i møte.

Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styret er deltagende, og hvorav minst to er valgt av enhet med pensjonsordning i pensjonskassen. Beslutninger fattes ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør møteleders stemme. Krav om kvalifisert flertall i lovgivningen og disse vedtektene legges likevel til grunn.

Det skal føres protokoll fra styrets møter. Av protokollen skal det fremgå hvilke saker som har vært til behandling og styrets vedtak, herunder eventuell dissens. Protokollen skal underskrives av styrets medlemmer, og eventuelle varamedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

§ 2-5 Firmategning

Styret representerer pensjonskassen utad og tegner dets firma.

Pensjonskassen forpliktes ved signatur fra styrets leder og daglig leder i fellesskap eller ved underskrift fra daglig leder i kombinasjon med to øvrige styremedlemmer, hvorav minst ett styremedlem er utnevnt av enheten som opprettet pensjonskassen.

Et samlet styre kan meddele prokura.

§ 2-6 Vedtekter

Pensjonskassens vedtekter og endringer av vedtektene fastsettes av styret. Vedtektsendringer krever to tredjedeler flertall av de avgitte stemmene.

Vedtektene og endringer av vedtektene skal godkjennes av Finansdepartementet eller av Finanstilsynet etter delegasjon, såfremt ikke lov eller forskrift angir unntak fra slik godkjennelse.

Vedtektsendringer som ikke krever offentlig godkjennelse trer i kraft fra vedtagelsen eller fra annet tidspunkt fastsatt av styret. Vedtektsendring som krever offentlig godkjennelse, trer i kraft når denne foreligger.

Enheter med pensjonsordning i pensjonskassen skal underrettes om vedtektsendringer.

§ 2-7 Daglig leder

Pensjonskassen skal ha en daglig leder. Vedkommende skal oppfylle de til enhver tid gjeldende krav til egnethet, kompetanse og vandel, og kan ikke være medlem av pensjonskassens styre. Daglig leder ansettes av pensjonskassens styre og er underlagt styrets tilsyn.

Daglig leder er ansvarlig for den daglige ledelsen av pensjonskassen, og skal sørge for at gjeldende regelverk og styrets pålegg følges. Daglig leder skal sørge for at pensjonskassen har kvalifikasjoner og erfaringer påkrevet for at denne kan drives på en forsvarlig måte, og at det etableres forsvarlige styrings- og kontrollsystemer. Videre skal daglig leder sørge for at pensjonskassens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at forvaltning av aktiva samt risikostyring er ordnet på en betryggende måte. For øvrig har daglig leder de oppgaver som måtte følge av allmennaksjeloven.

Daglig ledelse innbefatter ikke saker av uvanlig art eller stor betydning, så fremt annet ikke følger av særlig fullmakt. Daglig leder kan også avgjøre slike saker når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for pensjonskassen. Styret skal da snarest underrettes om avgjørelsen.

I samsvar med fullmakt, representerer daglig leder pensjonskassen utad.

Daglig leder forbereder, i samråd med styrets leder, styrets saker og møter.

Revisor og uavhengige kontrollfunksjoner

§ 3-1 Revisor

Pensjonskassen skal ha registrert eller statsautorisert revisor, som utpekes av styret. Revisoren kan ikke ha rettigheter i eller være styremedlem i pensjonskassen.

Revisor møter styret årlig uten at daglig ledelse er representert.

§ 3-2 Internrevisjon

Pensjonskassen skal ha uavhengig internrevisjon. Revisjonen skal kontrollere at pensjonskassen er organisert og drives forsvarlig i samsvar med gjeldende krav.

Internrevisjonen utpekes av og rapporterer til styret. Leder av internrevisjonen har møterett i styret.

Styret organiserer og fastsetter retningslinjer for internrevisjonen.

§ 3-3 Risikostyringsfunksjon

Pensjonskassen skal ha en uavhengig risikostyringsfunksjon som skal påse at risikoene knyttet til pensjonskassens virksomhet er identifiserte, målte, styrte og overvåkede. Risikostyringsfunksjonen rapporterer til styret.

§ 3-4 Aktuarfunksjonen

Pensjonskassen skal ha en aktuarfunksjon. Denne skal påse at virksomheten drives forsikringsteknisk ansvarlig, samt at avkastning og overskudd håndteres i samsvar med forsikringsvirksomhetsloven.

Årsoppgjør

§ 4-1 Årsregnskap og årsberetning

Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av pensjonskassens styre innen tre måneder etter regnskapsårets utløp.

Årsregnskapet skal gi et rettvisende bilde av pensjonskassens økonomiske og finansielle stilling.

Årsberetningen skal omtale soliditeten, finansielle risikoer, mål, risikostyring samt øvrige krav som måtte følge av lov og forskrift.

Årsregnskap og årsberetning er offentlig tilgjengelige.

§ 4-2 Overskudd og underskudd

Avkastning ved forvaltning av kollektivporteføljen skal årlig fordeles mellom pensjonskassens pensjonsordninger omfattede kontrakter i samsvar med gjeldende lovgivning. Tilsvarende gjelder overskudd på risikoresultat.

Med Finanstilsynets samtykke kan overskudd benyttes til å øke premiereserven for forsikringsforpliktelser.

Bufferfond tilknyttet kontrakten kan belastes om avkastningen ikke kan dekke årlig krav til økning i premiereserve etter premieberegningsgrunnlaget. Pensjonskassens ansvarlige kapital vil også kunne dekke negativt resultat knyttet til administrasjon, forvaltning og forsikringsrisiko.

Avkastning på midler i selskapsporteføljen skal årlig tilordnes pensjonskasses ansvarlige kapital.

§ 4-3 Utbytte på kapital

Utbytte kan deles ut på bakgrunn av godkjent resultatregnskap for siste år. Pensjonskassen kan ikke utbetale utbytte dersom dette gir utilfredsstillende ansvarlig kapital eller generelt gjør pensjonskassens økonomiske stilling lite betryggende.

Informasjon

§ 5-1 Informasjon til rettighetshavere

Pensjonskassens medlemmer og rettighetshavere skal underrettes om regelverket for pensjonsordningen, herunder endringer av betydning.

Den enkelte rettighetshaver skal årlig motta en oversikt over nivået på opptjente pensjonsrettigheter. Det skal utarbeides pensjonsoversikt i samsvar med lov og forskrift.

Pensjonskassen skal utarbeide en skriftlig redegjørelse for kapitalforvaltningsstrategien i samsvar med lov og forskrift. Denne er offentlig tilgjengelig.

Ved anmodning tilsendes rettighetshavere pensjonskassens årsregnskap og årsberetning.

Rettighetshavere skal motta informasjon for det tilfellet at pensjonskassen besluttes fusjonert, fisjonert, bragt til opphør eller avviklet.

Fusjon, fisjon, opphør og avvikling

§ 6-1 Beslutning om fusjon, fisjon, opphør og avvikling

Avgjørelse om fusjon, fisjon, opphør og avvikling treffes av pensjonskassens styre, med samme flertallskrav som for vedtektsendringer. Slik beslutning forutsetter etterfølgende tillatelse fra Finansdepartementet. Enheter med pensjonsordning i pensjonskassen skal underrettes om vedtaket.

Fusjon, fisjon, opphør og avvikling av pensjonskassen må skje i samsvar med gjeldende lov og forskrift.

§ 6-2 Flytting

Ved flytting gjelder forsikringsvirksomhetsloven i den utstrekning loven passer. Andel av egenkapital, herunder opptjent, kan kun utbetales dersom dette er forsvarlig hensett pensjonskassens soliditet, og forutsetter dessuten at virksomheten har skutt inn egenkapital. En eventuell utbetaling kan ikke være større en relativ andel av gjenværende innskutt kjernekapital enn den andel av total premiereserve som utskilles.

Nærmere avtale kan inngås.

Nedsettelse eller tilbakebetaling av vedtektsfestet egenkapital krever samtykke fra Finanstilsynet.

§ 6-3 Pensjonskassens egenkapital

Pensjonskassen skal ha forsvarlig egenkapital i samsvar med gjeldende offentligrettslig regulering og skal være tilpasset pensjonskassens virksomhet.

Ved avvikling av pensjonskassen skal innskutt og opptjent egenkapital etter sluttregnskapet overføres til innskyterne av innskutt egenkapital. Overførselen er betinget av Finanstilsynets godkjennelse av sluttregnskapet.

Pensjonskassens styre kan beslutte tilbakebetaling av ansvarlig lån eller deler av innskutt egenkapital. Slik tilbakeføring forutsetter samtykke fra Finanstilsynet.

§ 6-3 Avvikling av pensjonskassen

Dersom enhetene med pensjonsordning i pensjonskassen ikke yter tilskudd som er påkrevet for å opprettholde forsikringsteknisk balanse og det ikke foreligger tilstrekkelige midler i premiefond til å dekke tilskuddene, skal pensjonskassen avvikles og midlene overføres til et livselskap.

Enhet med offentlig tjenestepensjonsordning forblir økonomisk ansvarlig for ikke-forsikringsbare elementer.

§ 6-4 Mislighold av forpliktelse

Dersom enhet med pensjonsordning i pensjonskassen ikke yter tilskudd som er nødvendige for å opprettholde relativ andel av forsikringsteknisk balanse og det tilsvarende ikke foreligger tilstrekkelige midler i premiefond til å dekke tilskuddsforpliktelsen, skal enhetens pensjonsordning opphøre. Medlemmenes opptjente rettigheter sikres i pensjonskassen.

Bestemmelsen om opphør av pensjonsordning kommer også til anvendelse der egenkapitalinnskudd ikke innbetales i samsvar med styrets beslutning.

Revisjonshistorikk

Versjoner	Endret
Versjon 02.03.2019	Opprettelse av dokument.
Versjon 20.03.2019	Dokumentet vedtatt av styret.
Versjon 07.09.2023	Tekstlige forbedringer gjennom hele dokumentet, implementert styrets vedtak i sak 32/22, endret sammensetning av styremedlemmer (fra fem til sju) totalt, spesifisert styrets tilsynsansvar, spesifisert noen av styrets oppgaver i § 2-2 samt tilføyd to nye punkter, tidligere §3-1 Aktuar utgår, ny §§ 3-3 og 3-4 om aktuar- og risikostyringsfunksjon tilføyd, § 4-2 oppdatert med bestemmelse om bufferfond, inntatt ny § 6-2 om flytting.